Algemene voorwaarden AI Academy

Artikel 1 – Definities

1. Academy: de door Sendt Online Marketing BV onder de naam Smaile AI Academy aangeboden trainingen, opleidingen, workshops, e-learning, keynotes en aanverwante diensten.
2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de overeenkomst met Smaile sluit.
3. Consument: een natuurlijke persoon die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.
4. Zakelijke opdrachtgever: een opdrachtgever die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.
5. Deelnemer: de persoon die feitelijk aan de dienstverlening deelneemt.
6. Open training: een training waarvoor deelnemers individueel kunnen inschrijven.
7. In-company: een voor één opdrachtgever gereserveerde training of een maatwerktraject.
8. Overeenkomst: de opdrachtbevestiging, inschrijving of offerte inclusief deze voorwaarden en eventuele bijlagen.
9. Schriftelijk: per brief, e-mail of via een door Smaile aangewezen digitaal formulier.

Artikel 2 - Toepasselijkheid en rangorde

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten van Smaile, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (a) de uitdrukkelijk geaccepteerde offerte of opdrachtbevestiging, (b) specifieke product- of in-companyafspraken en (c) deze algemene voorwaarden.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer zij schriftelijk zijn overeengekomen.
4. Voor consumenten blijven rechten waarvan volgens de wet niet ten nadele van de consument kan worden afgeweken onverminderd van toepassing.
5. Voor in-company en maatwerk geldt artikel 10. In-company wordt in beginsel uitsluitend met zakelijke opdrachtgevers overeengekomen.
6. Deze voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op de Academy-dienstverlening zoals gedefinieerd in artikel 1. Voor overige door Smaile geleverde diensten gelden de algemene voorwaarden van Smaile.

Artikel 3 - Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

1. Het aanbod vermeldt voor zover relevant de inhoud, vorm, datum, duur, locatie, prijs, eventuele voorvereisten en wat wel en niet in de dienstverlening is inbegrepen.
2. Een overeenkomst voor een open training komt tot stand nadat de inschrijving door Smaile schriftelijk is bevestigd. Een in-companyovereenkomst komt tot stand door schriftelijke acceptatie van de offerte of opdrachtbevestiging, tenzij partijen schriftelijk een ander moment zijn overeengekomen.
3. Kennelijke fouten of vergissingen in prijzen, data of omschrijvingen binden Smaile niet wanneer de opdrachtgever redelijkerwijs had moeten begrijpen dat sprake was van een fout.
4. De opdrachtgever staat ervoor in dat de verstrekte gegevens juist zijn en dat hij bevoegd is deelnemers aan te melden.

Artikel 4 - Prijzen, facturering en betaling

1. Prijzen voor consumenten worden inclusief btw en overige verplichte kosten vermeld. Prijzen voor zakelijke opdrachtgevers worden exclusief btw vermeld, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
2. Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum en in ieder geval vóór aanvang van de training, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3. Bij niet-tijdige betaling door een consument handelt Smaile conform de wettelijk verplichte incassoprocedure. Een zakelijke opdrachtgever is bij verzuim de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
4. Smaile mag deelname of toegang opschorten wanneer opeisbare bedragen onbetaald blijven, voor zover dit redelijk is en wettelijk is toegestaan.
5. Bij annulering of verplaatsing blijven reeds verschuldigde bedragen en niet-terugvorderbare externe kosten verschuldigd overeenkomstig artikelen 8 tot en met 10.

Artikel 5 - Uitvoering en verplichtingen van opdrachtgever en deelnemer

1. Smaile voert de dienstverlening zorgvuldig en naar beste inzicht en vermogen uit. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, betreft dit een inspanningsverplichting en geen garantie op een specifiek bedrijfs-, leer- of financieel resultaat.
2. De deelnemer volgt redelijke instructies en zorgt tijdig voor de apparatuur, accounts, licenties en voorbereiding die in het aanbod of de deelnemersinformatie zijn genoemd.
3. De zakelijke opdrachtgever zorgt bij in-company voor de overeengekomen ruimte, techniek, toegang, deelnemersinformatie, interne afstemming en een veilige werkomgeving.
4. Smaile mag een deelnemer die de veiligheid, vertrouwelijkheid of voortgang van de training ernstig verstoort na waarschuwing van verdere deelname uitsluiten, tenzij de ernst van de situatie onmiddellijke uitsluiting rechtvaardigt.

Artikel 6 - AI-tools, inhoud en actualiteit

1. Binnen trainingen kan gebruik worden gemaakt van externe AI-tools, software en online diensten. De beschikbaarheid, functionaliteit, prijsstelling en voorwaarden daarvan worden mede bepaald door derden.
2. Omdat AI-technologie snel verandert, mag Smaile voorbeelden, tools, interfaces, opdrachten of programmaonderdelen aanpassen of vervangen door een naar inhoud en leerdoel redelijkerwijs gelijkwaardig alternatief.
3. Deelnemers voeren zonder passende grondslag of toestemming geen vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen, bijzondere persoonsgegevens of andere gegevens die niet met een externe AI-aanbieder mogen worden gedeeld in publieke of externe AI-tools in.
4. Output van generatieve AI kan onjuist, onvolledig of bevooroordeeld zijn. De deelnemer blijft verantwoordelijk voor beoordeling en gebruik van die output. De training vormt geen juridisch, medisch, financieel of ander gespecialiseerd professioneel advies.

Artikel 7 - Herroepingsrecht voor consumenten

1. Een consument die een overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte sluit, heeft gedurende veertien kalenderdagen na het sluiten van de overeenkomst het wettelijke recht deze zonder opgave van redenen te herroepen, voor zover geen wettelijke uitzondering van toepassing is.
2. Herroeping binnen de wettelijke bedenktijd gaat vóór de commerciële annuleringsregeling van artikel 8. Tijdens de bedenktijd worden geen annuleringskosten in rekening gebracht, behalve voor zover de wet een evenredige vergoeding toestaat voor dienstverlening die op uitdrukkelijk verzoek van de consument al tijdens de bedenktijd is begonnen.
3. Wanneer de consument wil dat de dienstverlening binnen de bedenktijd begint, vraagt Smaile daarvoor vooraf uitdrukkelijk toestemming en informeert Smaile de consument over de gevolgen voor het herroepingsrecht.
4. Het herroepingsrecht vervalt na volledige uitvoering van de dienst alleen wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor is voldaan.
5. Herroeping kan ondubbelzinnig per e-mail via academy@smaile.nl of met het door Smaile beschikbaar gestelde modelformulier worden gemeld.

Artikel 8 - Annulering van open trainingen

Annulering van een open training moet schriftelijk worden gemeld. De datum waarop Smaile de annulering ontvangt, bepaalt welke staffel van toepassing is. Voor consumenten geldt eerst artikel 7. De onderstaande B2C-staffel geldt dus pas voor zover het wettelijke herroepingsrecht niet (meer) kan worden uitgeoefend.

8.1 Open inschrijving - zakelijke opdrachtgever (B2B)

8.2 Open inschrijving - consument (B2C)

1. Een vervangende deelnemer voor dezelfde training en trainingsdatum kan tot uiterlijk 24 uur vóór aanvang kosteloos worden aangemeld, mits de vervanger voldoet aan eventuele deelnamevoorwaarden en persoonsgebonden licenties, accounts of materialen nog redelijkerwijs kunnen worden aangepast.
2. Niet-deelname aan slechts een gedeelte van een training of programma geeft geen recht op gehele of gedeeltelijke restitutie.
3. Indien persoonsgebonden of specifiek bestelde kosten niet meer kunnen worden teruggedraaid, kan Smaile deze kosten aanvullend in rekening brengen voor zover zij niet reeds in de annuleringsvergoeding zijn begrepen, vooraf kenbaar waren en dit wettelijk is toegestaan.

Artikel 9 - Verplaatsen van een open training op verzoek van opdrachtgever of deelnemer

1. Een verzoek om te verplaatsen moet schriftelijk worden gedaan. Verplaatsing is pas definitief nadat Smaile deze schriftelijk heeft bevestigd. Deelname op een gewenste nieuwe datum is altijd afhankelijk van beschikbaarheid.
2. Voor een zakelijke opdrachtgever geldt: (a) bij een verzoek 28 kalenderdagen of meer vóór de oorspronkelijke trainingsdatum kan de inschrijving eenmaal kosteloos worden verplaatst; (b) bij een verzoek 27 t/m 14 kalenderdagen vóór de oorspronkelijke trainingsdatum kan de inschrijving eenmaal worden verplaatst tegen 15% van de deelnameprijs aan wijzigingskosten; en (c) minder dan 14 kalenderdagen vóór de oorspronkelijke trainingsdatum bestaat geen recht op verplaatsing en wordt het verzoek behandeld volgens de annuleringsregeling van artikel 8, tenzij Smaile schriftelijk anders instemt.
3. Voor een consument geldt: bij een verzoek 14 kalenderdagen of meer vóór de oorspronkelijke trainingsdatum kan de inschrijving eenmaal kosteloos worden verplaatst. Bij een verzoek minder dan 14 kalenderdagen vóór de oorspronkelijke trainingsdatum kan de consument in plaats van annuleren kiezen voor het in artikel 8 genoemde tegoed: het betaalde bedrag minus € 50 administratiekosten, te gebruiken voor een andere open training binnen 6 maanden, afhankelijk van beschikbaarheid.
4. Een verplaatste inschrijving kan niet opnieuw kosteloos worden verplaatst. Indien de verplaatste inschrijving later wordt geannuleerd of opnieuw wordt gewijzigd, blijven ten minste de kosten verschuldigd die op basis van de oorspronkelijke trainingsdatum al verschuldigd waren. Hiermee wordt voorkomen dat verplaatsing wordt gebruikt om een annuleringsvergoeding te omzeilen.
5. Dit artikel betreft uitsluitend verplaatsing op verzoek van de opdrachtgever of deelnemer. Wanneer Smaile zelf een training wijzigt, verplaatst of annuleert, geldt artikel 11.

Artikel 10 - In-company en maatwerk

1. De opdrachtbevestiging voor in-company vermeldt voor zover relevant de doelen, scope, deelnemersaantal, ontwerp- en voorbereidingsactiviteiten, uitvoeringsdata, locatie, prijs, externe kosten en verantwoordelijkheden van partijen.
2. Annulering of verplaatsing door de zakelijke opdrachtgever moet schriftelijk worden gemeld. De ontvangstdatum door Smaile bepaalt de toepasselijke staffel.
3. Externe kosten die Smaile in verband met de opdracht aantoonbaar is aangegaan en niet kan annuleren of terugvorderen, zoals externe locatiehuur, catering of speciaal ingekochte voorzieningen, zijn aanvullend verschuldigd voor zover deze niet reeds in de hieronder genoemde vergoeding zijn begrepen.

10.1 Annulering in-company

10.2 Verplaatsen in-company op verzoek van opdrachtgever

1. 28 kalenderdagen of meer vóór de overeengekomen uitvoeringsdatum: de opdracht kan eenmaal worden verplaatst zonder procentuele wijzigingsvergoeding. Alle aantoonbare externe wijzigings- of annuleringskosten worden wel doorbelast.
2. 27 t/m 14 kalenderdagen vóór de overeengekomen uitvoeringsdatum: verplaatsen kan eenmaal, mits Smaile schriftelijk instemt en een nieuwe datum beschikbaar is. De opdrachtgever is 25% van de opdrachtprijs aan wijzigingsvergoeding verschuldigd, plus aantoonbare externe wijzigings- of annuleringskosten.
3. Minder dan 14 kalenderdagen vóór de overeengekomen uitvoeringsdatum: een verzoek tot verplaatsing wordt behandeld als annulering volgens artikel 10.1, tenzij Smaile schriftelijk anders instemt.
4. Bij een latere annulering van een verplaatste in-companyopdracht blijven ten minste de bedragen verschuldigd die op basis van de oorspronkelijke uitvoeringsdatum reeds verschuldigd waren, tenzij Smaile schriftelijk anders instemt.
5. Ingrijpende wijzigingen in scope, doelen, doelgroep, duur, deelnemersaantal of reeds goedgekeurd ontwerp kunnen als meerwerk worden beschouwd. Meerwerk wordt vooraf schriftelijk afgestemd.
6. Wanneer de opdrachtgever benodigde input, toegang, deelnemersinformatie of besluitvorming te laat aanlevert, mag Smaile de planning en eventuele aanvullende kosten redelijk aanpassen.

Artikel 11 - Wijziging, verplaatsing of annulering door Smaile

1. Smaile mag niet-wezenlijke wijzigingen aanbrengen in trainer, programma, volgorde, werkvorm, locatie of gebruikte hulpmiddelen wanneer de kern en leerdoelen van de training daardoor niet wezenlijk worden aangetast.
2. Bij ziekte of uitval van een trainer, overmacht, onvoldoende deelname aan een open training, locatieproblemen of uitval van essentiële voorzieningen mag Smaile een vervangende trainer, locatie, uitvoeringsvorm of datum aanbieden.
3. Wanneer Smaile een open training naar een andere datum verplaatst, kan de opdrachtgever of deelnemer kosteloos deelnemen op de nieuwe datum. Past de nieuwe datum niet, dan kan kosteloos worden gekozen voor een andere beschikbare editie van dezelfde of een gelijkwaardige training. Indien geen passend alternatief wordt geaccepteerd, restitueert Smaile het voor het niet-uitgevoerde deel betaalde bedrag.
4. Wanneer Smaile een training definitief annuleert en geen passend alternatief wordt overeengekomen, restitueert Smaile het betaalde bedrag voor het niet-uitgevoerde deel.
5. Smaile is, voor zover wettelijk toegestaan, niet gehouden indirecte kosten van de opdrachtgever of deelnemer te vergoeden, zoals interne uren, gemiste omzet of zelf geboekte reis- en verblijfskosten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of de schade het gevolg is van een omstandigheid waarvoor aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten.

Artikel 12 - Materialen en intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele-eigendomsrechten op door Smaile ontwikkelde materialen, formats, methoden, slides, opdrachten, video’s, prompts, documentatie en andere leermiddelen blijven bij Smaile of haar licentiegevers.
2. Opdrachtgever en deelnemer krijgen een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de verstrekte materialen te gebruiken voor eigen persoonlijke of interne bedrijfsdoeleinden die samenhangen met de training.
3. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Smaile is het niet toegestaan materiaal geheel of gedeeltelijk te publiceren, verkopen, structureel te kopiëren, aan derden beschikbaar te stellen of te gebruiken voor het verzorgen van commerciële trainingen aan derden.
4. Door de opdrachtgever aangeleverde materialen blijven eigendom van de opdrachtgever. De opdrachtgever garandeert dat Smaile deze voor de overeengekomen dienstverlening mag gebruiken.

Artikel 13 - Vertrouwelijkheid en privacy

1. Partijen behandelen informatie die redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd zorgvuldig en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst.

2. De zakelijke opdrachtgever verstrekt persoonsgegevens van deelnemers alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en informeert deelnemers waar nodig over de verstrekking.

3. Smaile verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig haar privacyverklaring. Indien Smaile voor een opdrachtgever als verwerker in de zin van de AVG optreedt, sluiten partijen indien nodig een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

4. Foto’s, video’s, testimonials of andere persoonsgegevens voor marketingdoeleinden worden alleen gebruikt wanneer daarvoor een passende juridische grondslag bestaat. Instemming met deze algemene voorwaarden geldt niet als afzonderlijke toestemming voor marketingcommunicatie of een nieuwsbrief.

Artikel 14 - Klachten

1. Een klacht over de uitvoering van de overeenkomst wordt zo spoedig mogelijk na ontdekking schriftelijk en voldoende gemotiveerd gemeld via academy@smaile.nl.

2. Smaile bevestigt de ontvangst van een klacht binnen vijf werkdagen en streeft ernaar binnen vier weken inhoudelijk te reageren. Wanneer meer tijd nodig is, informeert Smaile de klager hierover.

3. Een klacht schort de betalingsverplichting niet automatisch op, behalve voor zover het een redelijk en gemotiveerd betwist bedrag betreft en opschorting wettelijk is toegestaan.

4. Indien Smaile is aangesloten bij een voor consumenten toepasselijke onafhankelijke geschillenregeling, wordt dit met de bijbehorende procedure op de website en/of in de opdrachtbevestiging vermeld.

Artikel 15 - Aansprakelijkheid

1. Smaile is aansprakelijk voor directe schade die het redelijke en voorzienbare gevolg is van een aan Smaile toerekenbare tekortkoming, voor zover aansprakelijkheid niet rechtsgeldig is beperkt of uitgesloten.
2. Voor zakelijke opdrachtgevers is de aansprakelijkheid per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht aan Smaile is betaald, of - indien hoger - tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Smaile voor die gebeurtenis uitkeert, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Smaile en overige aansprakelijkheid die niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten.
3. Tegenover zakelijke opdrachtgevers is Smaile, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen of schade die ontstaat doordat AI-output zonder adequate menselijke controle wordt gebruikt.
4. Voor consumenten gelden beperkingen van aansprakelijkheid uitsluitend voor zover de wet dat toestaat. Aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt, blijft onverlet.

Artikel 16 - Overmacht

1. Onder overmacht wordt verstaan een omstandigheid buiten de redelijke invloed van Smaile waardoor nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk of onredelijk bezwarend is, waaronder ernstige storingen, overheidsmaatregelen, locatie-uitval, uitval van essentiële externe platforms en ziekte of uitval van een trainer wanneer tijdige vervanging redelijkerwijs niet mogelijk is.
2. Smaile informeert de opdrachtgever zo spoedig mogelijk en probeert waar redelijk een vervangende trainer, datum, locatie, uitvoeringsvorm of gelijkwaardig alternatief aan te bieden.
3. Wanneer uitvoering blijvend onmogelijk is, eindigt de overeenkomst voor het niet-uitgevoerde deel en worden bedragen die uitsluitend daarop betrekking hebben gerestitueerd. Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.

Artikel 17 - Opschorting en beëindiging

1. Smaile mag de overeenkomst opschorten of beëindigen bij wezenlijke wanbetaling, fraude, misbruik, ernstige verstoring of ernstige schending van vertrouwelijkheid, nadat de opdrachtgever of deelnemer een redelijke mogelijkheid tot herstel heeft gekregen wanneer herstel mogelijk en passend is.
2. Bij faillissement, surseance van betaling of bedrijfsbeëindiging van een zakelijke opdrachtgever mag Smaile, voor zover wettelijk toegestaan, openstaande opeisbare bedragen direct vorderen en de uitvoering opschorten.
3. Beëindiging laat reeds ontstane betalingsverplichtingen en bepalingen die naar hun aard na beëindiging voortduren, waaronder intellectueel eigendom en vertrouwelijkheid, onverlet.

Artikel 18 - Wijziging van deze voorwaarden

1. Voor een eenmalige training of opdracht geldt de versie van de voorwaarden die bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing is verklaard en aan de opdrachtgever beschikbaar is gesteld.
2. Bij doorlopende dienstverlening mag Smaile de voorwaarden wijzigen met een redelijke aankondiging. Indien een wijziging voor de opdrachtgever wezenlijk nadelig is, gelden eventuele opzeggings- of beëindigingsrechten die uit de overeenkomst of dwingend recht voortvloeien.

Artikel 19 - Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen met een zakelijke opdrachtgever worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter. Partijen kunnen in de overeenkomst een bevoegde rechtbank aanwijzen voor zover dit rechtsgeldig is.
3. Een consument kan een geschil voorleggen aan de volgens de wet bevoegde rechter. Een forumkeuze in deze voorwaarden beperkt de wettelijke rechten van de consument niet.

Artikel 20 - Contact- en bedrijfsgegevens

1. Handelsnaam: Smaile.

2. Juridische entiteit: Sendt Online Marketing BV.

3. Vestigingsadres: Nieuwstraat 81, 1441 CL Purmerend.

4. KvK-nummer: 61050520.

5. Btw-nummer: NL854182469B01.

6. E-mail voor inschrijvingen, annuleringen, herroepingen en klachten: academy@smaile.nl.

7. Website: https://www.smaile.nl/academy.