Privacybeleid Smaile

(Laatste update: april 2026)

1. Introductie: Jouw data, jouw privacy

Welkom bij Smaile. Wij helpen bedrijven stap voor stap AI-gedreven te worden. Dat doen we met respect voor jouw gegevens en volledig volgens de regels van de AVG.

Hieronder leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en hoe we ze beschermen. Heb je vragen? Mail ons op info@smaile.nl.

2. Wie zijn wij

Smaile is onderdeel van Sendt Group B.V., gevestigd aan de Nieuwstraat 81, 1441 CL Purmerend, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 61050520.

3. Reikwijdte

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

- bezoekers van onze website

- prospects en leads

- gebruikers van het Smaile-platform

Voor die laatste groep gelden aanvullend:

- de Service Agreement

- de Verwerkersovereenkomst (DPA)

- het AI Act Privacy & Compliance Addendum

Bij strijdigheid prevaleren deze overeenkomsten boven deze privacyverklaring.

4. Rollen en verantwoordelijkheden

We onderscheiden twee situaties:

a. Website & marketing

Smaile treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

b. Platformgebruik

Smaile treedt in beginsel op als verwerker. De klant is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt:

- de doeleinden van verwerking

- het gebruik van AI-agents

- de inzet van data en output

5. Welke gegevens wij verwerken

Gegevens die je zelf verstrekt:

- naam, e-mailadres, telefoonnummer

- bedrijfsgegevens

- accountgegevens

- inhoud van je bericht of aanvraag

Platformgebruik:

- prompts en input

- gegenereerde output

- gebruiksgegevens en logs

- performance data

Automatisch verzameld:

- cookies en trackingdata (zie ons cookiebeleid)

- gebruik van website en platform

- technische gegevens zoals IP-adres en besturingssysteem

Externe bronnen:

- Soms raadplegen we openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel of LinkedIn om te zien met welk bedrijf we in gesprek zijn.

6. Doeleinden en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens voor:

- het uitvoeren van een overeenkomst (zoals facturatie en levering van diensten)

- het beantwoorden van vragen en het inplannen van afspraken of webinars

- het versturen van relevante serviceberichten en inzichten

- het verbeteren van onze website en dienstverlening

- het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Onze grondslagen zijn:

- uitvoering van een overeenkomst

- gerechtvaardigd belang

- toestemming (indien vereist)

- wettelijke verplichtingen

7. Gebruik van AI

Binnen het Smaile-platform:

- maken we gebruik van AI-modellen van derden

- verwerken we data uitsluitend in opdracht van de klant

- gebruiken we klantdata niet voor het trainen van generieke AI-modellen

AI-output:

- is probabilistisch van aard

- kan variëren

- kan onjuist of onvolledig zijn

De klant is volledig verantwoordelijk voor het gebruik en de interpretatie van AI-output.

8. Delen van gegevens

We delen gegevens uitsluitend met:

- verwerkers (zoals hostingproviders, AI-leveranciers en tooling)

- overheidsinstanties indien wettelijk verplicht

- Internationale doorgifte gebeurt conform de AVG.

We verkopen je gegevens nooit. Binnen Smaile hebben alleen geautoriseerde medewerkers toegang, en alleen als dat nodig is voor hun werk.

9. Facebook (Meta) data

Wanneer je ervoor kiest om je Facebook-account te koppelen aan het Smaile-platform, verwerken we op basis van jouw toestemming bepaalde gegevens uit je Facebook-account.

Dit kan omvatten:

- openbare profielinformatie (zoals naam en profiel-ID)

- e-mailadres (indien toegestaan)

- pagina’s en advertentieaccounts

- campagnedata en performancegegevens

- interacties zoals reacties, likes en andere engagementdata op advertenties of pagina’s

We gebruiken deze gegevens uitsluitend voor:

- het leveren van onze diensten

- integraties en automatisering

- analyse en AI-gegenereerde inzichten

We:

- verkopen geen Facebook-data

- gebruiken deze data niet voor het trainen van generieke AI-modellen

- delen deze data niet buiten wat noodzakelijk is voor dienstverlening

- Je kunt de koppeling op ieder moment intrekken via je Facebook-instellingen.

10. Facebook-gegevens verwijderen (inclusief intrekken van toegang)

Wil je de koppeling met Facebook verwijderen of een verzoek indienen om jouw gegevens te laten verwijderen? Volg dan onderstaande stappen.

A. Koppeling verwijderen

1. Ga naar je Facebook-account

2. Ga naar Instellingen & privacy → Instellingen

3. Klik op Bedrijfsintegraties

4. Zoek Smaile in de lijst

5. Klik op Verwijderen

Hiermee wordt de toegang van Smaile tot jouw Facebook-gegevens ingetrokken.

2. Verzoek tot verwijdering van gegevens

Wil je dat we jouw Facebook-gegevens die binnen het Smaile-platform zijn opgeslagen verwijderen? Dien dan een verzoek in via info@smaile.nl.

Je verzoek bevat:

- je naam

- je e-mailadres

- een omschrijving van je verzoek

- (optioneel) je Facebook-gebruikers-ID

We verwerken verzoeken binnen 30 dagen.

11. Gebruik van geanonimiseerde data

We kunnen data gebruiken voor verbetering van onze diensten, mits deze:

- volledig geanonimiseerd is

- niet herleidbaar is tot een persoon of klant

12. Bewaartermijnen

Marketingdata: maximaal 24 maanden

Klantdata: looptijd overeenkomst + wettelijke verplichtingen

AI-logs en gebruiksdata: beperkt en afhankelijk van noodzaak

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren (bijvoorbeeld voor de Belastingdienst).

13. Opslag en locatie

Je data staat op servers in Frankfurt, Duitsland, binnen de Europese Unie.

14. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

- encryptie

- toegangsbeheer

- monitoring en logging

Alles wat je met ons deelt wordt versleuteld verzonden. Volledige veiligheid bestaat op internet niet, maar we doen er alles aan om jouw gegevens goed te beschermen.

15. Jouw rechten

Het zijn jouw gegevens, dus jij hebt het voor het zeggen. Je hebt recht op:

- inzage

- correctie

- verwijdering

- dataportabiliteit

- beperking van verwerking

- bezwaar

Stuur een mail naar info@smaile.nl en we regelen het voor je. Om zeker te weten dat jij het bent, kunnen we om een kopie van je ID vragen. Maak daarbij wel je pasfoto en BSN onzichtbaar.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Geen gegevens van kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor ondernemers en professionals. We verzamelen niet bewust gegevens van jongeren onder de 16 jaar. Gebeurt dat per ongeluk toch, dan verwijderen we die gegevens direct.

17. Cookies

We gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Zie ons cookie beleid.

18. Contact

Smaile

Nieuwstraat 81

1441 CL Purmerend

info@smaile.nl